Umowa najmu okazjonalnego krok po kroku – kompletny przewodnik na 2026 rok
Autor: Michał Tomaszewski, CEO najem-okazjonalny.pl Aktualizacja: luty 2026
W ciągu ostatnich lat obsługiwałem setki procesów zawierania umów najmu okazjonalnego – zarówno po stronie właścicieli mieszkań, jak i profesjonalnych zarządców nieruchomości. Jedno mogę powiedzieć z pełnym przekonaniem: najem okazjonalny to dziś jedyna forma wynajmu, która realnie chroni interesy właściciela lokalu. Problem w tym, że wystarczy jeden błąd formalny – jeden przegapiony termin, jedno brakujące oświadczenie – i cała ta ochrona znika. Umowa zostaje potraktowana jak zwykły najem, a perspektywa odzyskania mieszkania wydłuża się z kilku miesięcy do kilku llat.
W tym artykule przeprowadzę Państwa przez cały proces zawarcia umowy najmu okazjonalnego – od pierwszych ustaleń z najemcą, przez wizytę u notariusza, aż po zgłoszenie do urzędu skarbowego. Opiszę konkretne koszty, wymagane dokumenty i najczęstsze pułapki, które widzę w codziennej praktyce.
Czym jest najem okazjonalny i dlaczego warto go wybrać
Najem okazjonalny to szczególna forma najmu mieszkania uregulowana w art. 19a–19e Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 725). Przepisy te nie uległy bezpośredniej zmianie w latach 2024–2026, co oznacza, że opisane poniżej zasady są w pełni aktualne.
Kluczowa przewaga tej formy najmu nad zwykłą umową polega na radykalnym uproszczeniu procedury odzyskania lokalu od najemcy, który nie chce go dobrowolnie opuścić. Zamiast wieloletniego procesu sądowego o eksmisję – trwającego w praktyce od dwóch do nawet pięciu lat – właściciel korzysta ze skróconej ścieżki opartej na akcie notarialnym. Cała procedura, od pierwszego wezwania do faktycznej eksmisji komorniczej, zamyka się zazwyczaj w trzech do ośmiu miesiący.
Dodatkowo, na mocy art. 19e, do prawidłowo zawartego najmu okazjonalnego nie stosuje się większości restrykcyjnych przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów. W praktyce przekłada się to na trzy istotne korzyści: brak obowiązku zapewnienia lokalu socjalnego (komornik eksmituje najemcę do lokalu wskazanego w oświadczeniu, a w razie jego braku – do schroniska), brak okresu ochronnego zimowego (eksmisja jest możliwa przez cały rok, również w miesiącach od listopada do marca) oraz elastyczne zasady podwyżek czynszu, które strony mogą swobodnie ustalić w umowie.
Sam fakt, że najemca musiał złożyć oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego, działa prewencyjnie. Potencjalnie problematyczne osoby rezygnują z najmu już na etapie informacji o wymaganych formalnościach, co pozwala właścicielom uniknąć kłopotów, zanim się pojawią.
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego
Ustawa stawia cztery warunki, które muszą być spełnione łącznie. Po pierwsze, wynajmującym może być wyłącznie osoba fizyczna będąca właścicielem lokalu, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Po drugie, przedmiotem umowy jest lokal mieszkalny służący zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych. Po trzecie, umowa musi być zawarta na czas oznaczony. Po czwarte, maksymalny okres najmu nie może przekraczać dziesięciu lat – po tym czasie można jednak zawrzeć nową umowę.
Osoby prawne, spółki czy agencje nieruchomości chcące wynajmować lokale w trybie uproszczonym powinny sięgnąć po odrębną instytucję najmu instytucjonalnego, uregulowaną w art. 19f–19s tej samej ustawy.
Forma umowy to forma pisemna pod rygorem nieważności. Co istotne, sama umowa nie wymaga formy aktu notarialnego – ta forma jest zarezerwowana wyłącznie dla oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji, o czym piszę szczegółowo poniżej.
Trzy obowiązkowe załączniki – fundament ochrony właściciela
Skuteczność najmu okazjonalnego stoi na trzech filarach dokumentacyjnych. Brak któregokolwiek z załączników wymienionych w art. 19a ust. 2 powoduje, że umowa formalnie traci charakter okazjonalny i jest traktowana jak zwykły najem – ze wszystkimi niekorzystnymi dla właściciela konsekwencjami.
Załącznik pierwszy: oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. To kluczowy dokument całej konstrukcji. Najemca oświadcza przed notariuszem, że zobowiązuje się opróżnić i wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego. Oświadczenie stanowi tytuł egzekucyjny w rozumieniu art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego, co oznacza, że po nadaniu mu klauzuli wykonalności przez sąd może być podstawą egzekucji komorniczej – bez konieczności prowadzenia odrębnego postępowania sądowego o eksmisję. Obecność wynajmującego u notariusza nie jest wymagana; najemca stawia się osobiście z ważnym dokumentem tożsamości i oryginałem podpisanej umowy.
Załącznik drugi: pisemne wskazanie przez najemcę lokalu zastępczego. Najemca wskazuje konkretny adres lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku egzekucji obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania. To nie jest formalność – adres ten stanowi miejsce, do którego komornik skieruje eksmisję.
Załącznik trzeci: oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy.Właściciel wskazanego lokalu (lub inna osoba posiadająca do niego tytuł prawny) wyraża pisemną zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących. Wynajmujący ma prawo zażądać, aby podpis na tym oświadczeniu został notarialnie poświadczony – to znacząco podnosi wiarygodność dokumentu. W naszej codziennej praktyce zawsze to rekomendujemy.
Ważna zasada dotycząca zmiany lokalu zastępczego: Zdarza się, iż prywatni właściciele udostępnianych lokali, w trakcie trwania najmu, wycofują się z obowiązku przyjęcia eksmitowanego najemcy. W takich sytuacjach, najemca tracąc możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma obowiązek w terminie dwudziestu jeden dni wskazać nowy lokal i przedstawić nowe oświadczenie właściciela. Niedopełnienie tego obowiązku uprawnia wynajmującego do wypowiedzenia umowy z co najmniej siedmiodniowym okresem wypowiedzenia.
Procedura zawarcia umowy – sześć kroków
Krok 1: Weryfikacja najemcy i uzgodnienie warunków. Przed podpisaniem czegokolwiek warto poświęcić czas na rzetelną weryfikację przyszłego najemcy – sprawdzenie historii najmu, stabilności dochodów, a także ustalenie, czy dysponuje on realnym adresem lokalu zastępczego. Na tym etapie strony negocjują wysokość czynszu, okres najmu (do dziesięciu lat), wysokość kaucji (maksymalnie sześciokrotność czynszu), zasady rozliczania mediów i warunki ewentualnego wypowiedzenia.
Krok 2: Sporządzenie i podpisanie umowy. Umowę zawiera się w formie pisemnej – obie strony składają własnoręczne podpisy. Jednocześnie z umową przygotowuje się i podpisuje załącznik nr 2 (wskazanie lokalu zastępczego) oraz załącznik nr 3 (oświadczenie właściciela lokalu zastępczego). Dobrze skonstruowana umowa powinna precyzyjnie powoływać się na art. 19a–19e ustawy, zawierać pełne dane identyfikujące strony (łącznie z numerami PESEL), szczegółowy opis lokalu z numerem księgi wieczystej, jednoznaczne postanowienia o czynszu i mechanizmie jego waloryzacji oraz enumeratywne przesłanki wypowiedzenia.
Krok 3: Wizyta u notariusza. Najemca stawia się osobiście w kancelarii notarialnej z dowodem osobistym (lub paszportem) i oryginałem podpisanej umowy. Notariusz weryfikuje tożsamość, odczytuje i wyjaśnia treść oświadczenia o poddaniu się egzekucji, a następnie sporządza akt notarialny. Wydaje co najmniej dwa wypisy – jeden dla najemcy, jeden dla wynajmującego. W naszej praktyce zawsze rekomendujemy zamówienie trzeciego wypisu na wypadek konieczności złożenia oryginału w sądzie.
Krok 4: Protokół zdawczo-odbiorczy i przekazanie lokalu. Przed wydaniem kluczy strony sporządzają szczegółowy protokół opisujący stan techniczny mieszkania, stan wyposażenia i odczyty liczników. Data przekazania lokalu jest istotna nie tylko praktycznie – to od niej biegnie termin na zgłoszenie do urzędu skarbowego.
Krok 5: Wpłata kaucji. Najemca wpłaca ustaloną kaucję zabezpieczającą – nie wyższą niż sześciokrotność miesięcznego czynszu. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu ewentualnych należności właściciela.
Krok 6: Zgłoszenie do urzędu skarbowego. To krok, którego pominięcie ma najpoważniejsze konsekwencje – i niestety jest najczęstszym błędem, z jakim spotykamy się w praktyce. Wynajmujący ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania (nie ze względu na lokalizację wynajmowanego mieszkania). Termin wynosi czternaście dni od dnia rozpoczęcia najmu – czyli od daty przekazania lokalu, nie od daty podpisania umowy. Zgłoszenie można złożyć osobiście, pocztą poleconą lub elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy na portalu podatki.gov.pl. Nie istnieje urzędowy formularz – wystarczy pismo zawierające dane stron, adres lokalu oraz daty zawarcia i rozpoczęcia najmu.
Koszty notarialne – konkretne kwoty na 2025 i 2026 rok
Jednym z najczęstszych pytań naszych klientów jest kwestia kosztów. Maksymalna taksa notarialna za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji jest ściśle określona przez prawo i wynosi jedną dziesiątą minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ponieważ minimalne wynagrodzenie zmienia się co roku, stawki notarialne również ulegają aktualizacji.
W 2025 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu na poziomie 4 666 zł, maksymalna taksa notarialna netto wynosi 466,60 zł, co po doliczeniu 23% VAT daje kwotę brutto 573,92 zł. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wzrosło do 4 806 zł, zatem taksa netto to 480,60 zł, a brutto 591,14 zł. Do tego doliczyć należy koszt wypisów aktu notarialnego (6 zł netto za stronę, czyli 7,38 zł brutto) oraz ewentualne poświadczenie podpisu właściciela lokalu zastępczego (20 zł netto / 24,60 zł brutto).
Łączny koszt wizyty u notariusza zamyka się zatem w kwocie od około 620 do 670 zł brutto w 2025 roku i od 640 do 690 zł brutto w 2026 roku. Ustawa nie reguluje, która strona ponosi ten koszt – w praktyce najczęściej obciąża się nim wynajmującego, choć strony mogą umówić się inaczej.
Patrząc na te kwoty z perspektywy potencjalnych kosztów wieloletniego, problematycznego najmu – utraconych czynszów, zniszczonego wyposażenia, honorariów prawników – jest to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie.
Pięć najczęstszych błędów, które widzimy w praktyce
Po pierwsze, brak zgłoszenia do urzędu skarbowego lub przekroczenie czternastodniowego terminu. To błąd o najdalej idących skutkach. Bez prawidłowego zgłoszenia nie stosuje się art. 19c i 19d ustawy, a sąd odmówi nadania klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, ponieważ potwierdzenie zgłoszenia jest obowiązkowym załącznikiem wniosku. De facto umowa traci charakter okazjonalny.
Po drugie, sprzeczność dat w oświadczeniu notarialnym i umowie. Nawet drobna rozbieżność – na przykład data końcowa w oświadczeniu odbiegająca od daty wskazanej w umowie – może stanowić podstawę do odmowy nadania klauzuli wykonalności. Precyzja jest tu kluczowa.
Po trzecie, brak weryfikacji tytułu prawnego właściciela lokalu zastępczego. Sam adres i podpis nie wystarczą – warto sprawdzić w elektronicznej księdze wieczystej, czy osoba składająca oświadczenie faktycznie dysponuje prawem do lokalu. Fałszywe lub nieaktualne oświadczenie oznacza, że w momencie eksmisji komornik nie będzie miał dokąd skierować najemcy.
Po czwarte, pomylenie urzędu skarbowego – zgłoszenie do urzędu właściwego ze względu na lokalizację mieszkania zamiast miejsca zamieszkania właściciela.
Co się dzieje, gdy najemca nie chce opuścić lokalu
Na zakończenie warto przybliżyć procedurę, która stanowi właściwy sens najmu okazjonalnego – uproszczoną ścieżkę odzyskania lokalu.
Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, gdy najemca nie opuszcza mieszkania dobrowolnie, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu, opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem. Żądanie musi zawierać oznaczenie stron, wskazanie umowy i przyczyny ustania stosunku najmu oraz wyznaczać termin opuszczenia lokalu – nie krótszy niż siedem dni.
Po bezskutecznym upływie tego terminu właściciel składa do sądu rejonowego wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku dołącza żądanie z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu (odpis z księgi wieczystej) oraz potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Opłata sądowa to jedynie 50 zł. Sąd nadaje klauzulę zazwyczaj w ciągu jednego do czterech tygodni.
Uzbrojony w tytuł wykonawczy właściciel kieruje sprawę do komornika, który przeprowadza eksmisję – do lokalu wskazanego przez najemcę w oświadczeniu, a w razie braku takiego lokalu – do noclegowni lub schroniska wskazanego przez gminę.
Cała procedura – od pierwszego żądania do faktycznej eksmisji – trwa zazwyczaj od trzech do ośmiu miesięcy. Dla porównania, przy zwykłym najmie ten sam proces zajmuje od dwóch do pięciu lat i wymaga pełnego postępowania sądowego o eksmisję.
Podsumowanie
Najem okazjonalny nie jest skomplikowany – ale wymaga precyzji. Trzy elementy decydują o skuteczności całej konstrukcji: prawidłowo sporządzony akt notarialny, terminowe zgłoszenie do urzędu skarbowego w ciągu czternastu dni od rozpoczęcia najmu oraz kompletne i aktualne oświadczenie o lokalu zastępczym. Pominięcie choćby jednego z nich pozbawia właściciela wszystkich opisanych w tym artykule korzyści.
Autor: Michał Tomaszewski, CEO najem-okazjonalny.pl Aktualizacja: luty 2026
